REGLEMENT VAN HET EVENEMENT
BIDFOOD EXPERIENCE – CYCLOCROSS 2026
ARTIKEL 1. ORGANISATOR
Het evenement “Bidfood Experience – Cyclocross 2026” (hierna het “Evenement”) wordt gezamenlijk georganiseerd door:
De naamloze vennootschap BIDFOOD, met maatschappelijke zetel te Avenue Deli XL 1, 6530 Thuin, ingeschreven in het rechtspersonenregister onder ondernemingsnummer 0415.586.897.
De naamloze vennootschap BIDFOOD FLANDERS, met maatschappelijke zetel te Kasteleinsstraat 17, 9150 Kruibeke, ingeschreven in het rechtspersonenregister onder ondernemingsnummer 0886.575.545.
De naamloze vennootschap BIDFOOD DE CLERCQ, met maatschappelijke zetel te Ambachtstraat 9, 9700 Oudenaarde, ingeschreven in het rechtspersonenregister onder ondernemingsnummer 0443.749.363.
De naamloze vennootschap BIDFOOD MAKADY, met maatschappelijke zetel te Itterbeeksebaan 69, 1700 Dilbeek, ingeschreven in het rechtspersonenregister onder ondernemingsnummer 0445.374.906.
De naamloze vennootschap BIDFOOD HORECA SERVICE, met maatschappelijke zetel te Lochtemanweg 10, 3580 Beringen, ingeschreven in het rechtspersonenregister onder ondernemingsnummer 0451.767.107.
Hierna gezamenlijk aangeduid als de “Organisator”, handelend onder de commerciële benaming “Bidfood”.
De Organisator is als enige verantwoordelijk voor de organisatie en het beheer van het Evenement.
ARTIKEL 2. DEFINITIES
Voor de toepassing van dit reglement hebben de onderstaande begrippen de volgende betekenis:
- Evenement: het promotionele en relationele evenement met als titel “Bidfood Experience – Cyclocross 2026”;
- Organisator: de in artikel 1 bedoelde vennootschappen;
- Deelnemer: iedere persoon die wordt uitgenodigd om deel te nemen aan het Evenement;
- Evenementlocatie: de Citadel van Namen, Rue Henri Blès 188, 5000 Namen.
ARTIKEL 3. DOEL VAN HET EVENEMENT
De Bidfood Experience – Cyclocross is een netwerkevenement georganiseerd door Bidfood rond de cyclocrosssport.
Het doel van het Evenement is genodigden de mogelijkheid te bieden deel te nemen aan een netwerkervaring in een sportieve en gezellige omgeving.
Het Evenement vormt noch een wedstrijd, noch een kansspel in de zin van de toepasselijke Belgische wetgeving.
ARTIKEL 4. DATUM EN PLAATS
4.1 Datum
Het Evenement vindt plaats op 27 december 2026.
4.2 Plaats
Het Evenement wordt georganiseerd in de Citadel van Namen, gelegen aan:
Rue Henri Blès 188 5000 Namen
ARTIKEL 5. PROGRAMMA
Het voorlopige programma is momenteel als volgt vastgesteld:
- 11.30 uur: ontvangst van de deelnemers;
- 12.00 uur tot 17.00 uur: streetfoodruimte en netwerking;
- 13.40 uur tot 14.40 uur: elitewedstrijd dames;
- 15.10 uur tot 16.20 uur: elitewedstrijd heren;
- 17.00 uur tot 18.00 uur: netwerking;
- 18.00 uur: einde van het Evenement.
Dit programma wordt uitsluitend ter informatie meegedeeld. De Organisator behoudt zich het recht voor dit indien nodig te wijzigen.
ARTIKEL 6. DEELNAMEVOORWAARDEN EN TOEKENNING VAN TICKETS
6.1 Principe
Deelname aan het Evenement is uitsluitend mogelijk op uitnodiging van de Organisator.
6.2 Duur van de promotionele campagne
De promotionele campagne verbonden aan deze actie loopt van 15 september 2026 om 00.00 uur tot en met 31 oktober 2026 om 23.59 uur.
Alleen aankopen die geldig geregistreerd werden tijdens deze periode en betrekking hebben op deelnemende producten komen in aanmerking voor de toekenning van punten waarmee een Duo Ticket kan worden verkregen.
Er worden geen punten toegekend voor aankopen die vóór de aanvang of na afloop van voormelde periode worden gedaan.
6.3 Verzamelen van punten
Klanten kunnen punten verzamelen door tijdens de door de Organisator vastgelegde campagneperiode deelnemende producten aan te kopen.
6.4 Voorwaarde voor deelname
De deelnemer komt in aanmerking voor een Duo Ticket zodra hij minimaal 750 punten heeft verzameld.
6.5 Aantal beschikbare tickets
Er zijn maximaal 225 Duo Tickets beschikbaar voor het Evenement.
6.6 Verdeling van de tickets
De Organisator zal de tickets verdelen over verschillende klantencategorieën, waaronder:
- de horecasector;
- de institutionele sector;
- of elke andere categorie die relevant wordt geacht.
Deze verdeling gebeurt uitsluitend naar het oordeel van de Organisator.
6.7 Beperking per klant
Elk Bidfood-klantnummer kan slechts recht geven op één Duo Ticket.
Elke poging om meerdere Duo Tickets te verkrijgen via meerdere inschrijvingen of frauduleuze methoden leidt automatisch tot de annulering van alle betrokken deelnames.
6.8 Toekenning
De Duo Tickets worden toegekend volgens het principe “wie het eerst komt, het eerst maalt”, totdat de beschikbare voorraad is uitgeput.
De Organisator behoudt zich echter het recht voor de toekenningsmethode aan te passen indien operationele of technische omstandigheden dit vereisen.
6.9 Kennisgeving
De begunstigden ontvangen een e-mail ter bevestiging van de toekenning van hun Duo Ticket.
Deze e-mail bevat een persoonlijke, unieke en strikt niet-overdraagbare link.
6.10 Verplichte bevestiging
De begunstigde dient zijn inschrijving te bevestigen binnen een termijn van zeven (7) kalenderdagen vanaf de verzending van de e-mail.
Bij gebrek aan bevestiging binnen deze termijn wordt het Duo Ticket automatisch geannuleerd.
6.11 Herverdeling
Elk geannuleerd of niet-opgeëist Duo Ticket wordt door de Organisator opnieuw toegewezen aan een andere deelnemer die aan de deelnamevoorwaarden voldoet.
De nalatige deelnemer verliest definitief elk recht op het betrokken ticket.
6.12 Overdracht van tickets
Duo Tickets die tijdens de maand september niet werden toegewezen, worden automatisch toegevoegd aan het beschikbare contingent van oktober.
6.13 Aanvullende loting
Indien na afloop van de campagne in oktober nog Duo Tickets beschikbaar zijn, kan de Organisator deze toekennen via een loting onder de deelnemers die aan de voorwaarden voldoen.
De modaliteiten van deze loting worden vrij bepaald door de Organisator.
De resultaten zijn definitief en kunnen niet worden betwist.
6.14 Weigering en uitsluiting
De Organisator kan elke deelname weigeren of annuleren die:
- strijdig is met dit reglement;
- frauduleus is;
- onvolledig of onjuist is;
- schade kan berokkenen aan het Evenement of de Organisator.
6.15 Gedrag van deelnemers
De deelnemers verbinden zich ertoe de volgende regels na te leven:
- het reglement van de locatie;
- de veiligheidsvoorschriften;
- de instructies van de Organisator;
- de regels van goed gedrag.
Iedere persoon van wie het gedrag als ongepast, gevaarlijk of storend wordt beschouwd, kan zonder terugbetaling of schadevergoeding worden uitgesloten.
ARTIKEL 7. AANSPRAKELIJKHEID
De deelnemers wonen het Evenement bij op eigen verantwoordelijkheid.
Behoudens dwingende wettelijke bepalingen kan de Organisator niet aansprakelijk worden gesteld voor:
- diefstal;
- verlies;
- beschadiging;
- schade aan eigendommen;
- ongevallen;
- vertragingen;
- annuleringen die aan derden toe te schrijven zijn;
- enige indirecte schade.
De Organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertraging, verlies, verwijdering, filtering of niet-ontvangst van e-mails die aan deelnemers worden verzonden, met name als gevolg van de werking van mailservers, spamfilters of andere technische problemen buiten zijn wil.
De aansprakelijkheid van de Organisator kan uitsluitend worden ingeroepen in geval van opzet, fraude of zware fout binnen de grenzen die de Belgische wetgeving toestaat.
ARTIKEL 8. OVERMACHT EN ANNULERING
De Organisator kan het Evenement wijzigen, uitstellen, inkorten of annuleren in geval van overmacht of omstandigheden buiten zijn wil.
Onder meer de volgende situaties worden beschouwd als overmacht:
- slechte weersomstandigheden;
- veiligheidsrisico’s;
- stakingen;
- administratieve beslissingen;
- pandemieën;
- defecten aan infrastructuur;
- elke situatie die de organisatie van het Evenement onmogelijk of buitensporig moeilijk maakt.
In dergelijke omstandigheden kan geen enkele schadevergoeding worden geëist.
ARTIKEL 9. BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
De persoonsgegevens van de deelnemers worden uitsluitend gebruikt in het kader van de organisatie van het Evenement.
Overeenkomstig de AVG beschikken deelnemers over een recht op inzage, rectificatie en verwijdering van hun persoonsgegevens.
Voor vragen over persoonsgegevens: privacy@bidfood.be
ARTIKEL 10. WIJZIGING VAN HET REGLEMENT
De Organisator behoudt zich het recht voor dit reglement op elk moment te wijzigen indien de omstandigheden of de vereisten van de organisatie dit noodzakelijk maken.
Elke wijziging treedt in werking vanaf haar publicatie of mededeling aan de deelnemers.
ARTIKEL 11. TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANK
Dit reglement wordt uitsluitend beheerst door het Belgische recht.
Elk geschil met betrekking tot de geldigheid, interpretatie, uitvoering of toepassing ervan behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Henegouwen, afdeling Charleroi, onverminderd de toepasselijke dwingende bevoegdheidsregels.
CONTACT
Voor alle vragen met betrekking tot het Evenement:
Gulistan Sahin
Tel.: 0486 86 27 49
E-mail: g.sahin@bidfood.be
Matthias Boogers
Tel.: 0496 95 86 92
E-mail: m.boogers@bidfood.be